Comité de Control Interno Institucional (COCOIN)
Las máximas autoridades institucionales de los sujetos pasivos crearán el Comité de Control Interno Institucional mediante Resolución para cuya emisión seguirá las formalidades que corresponde. En esta misma Resolución o en otra disposición, las máximas autoridades emitirán el Reglamento para el Funcionamiento del Comité de Control Interno Institucional.
La MAI, la MAE y los directivos son los principales responsables de la implementación de este componente, sus principios y normas de control interno; además, su compromiso, liderazgo y ejemplo para la emisión y aplicación de cada una de las normativas, políticas, procesos, procedimientos, instructivos y la supervisión de su aplicación, es clave para que el control interno institucional esté en funcionamiento.
La conformación, funcionamiento y organización del COCOIN se encuentra regulado a través del REGLAMENTO PARA LA CREACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL (COCOIN) en cual se establecen los mecanismos para la toma de acuerdos y demás procedimientos propios, siempre que no contravengan la normativa legal vigente.
El COCOIN estará regulado por la siguiente normativa:
- Marco Rector del Control Interno Institucional de los Recursos Públicos (MARCI)
- Reglamento para el Sistema Nacional de Control de los Recursos Públicos (SINACORP)
- Guías de Implementación de Control Interno
1. ¿Qué es el COCOIN?
El Comité de Control Interno Institucional es un órgano colegiado de apoyo a la Máxima Autoridad Institucional o Ejecutiva (MAI: Junta Directiva, Consejo de Administración, el Directorio, u otro cuerpo colegiado que dirija las instituciones, con las facultades establecidas en las disposiciones de su creación, MAE: los Secretarios de Estado, Gerentes Generales y otros que representen legalmente a las instituciones.), cuyo objetivo principal es contribuir a la eficaz y eficiente implementación, mantenimiento y mejora continua del control interno institucional; siendo para ello una importante instancia de coordinación, asesoramiento, consulta y seguimiento oportuno.
2. ¿Cuál es el objetivo del COCOIN?
El objetivo principal del COCOIN es apoyar a la Máxima Autoridad de la Institución (MAI) en la gestión del control interno, promoviendo una cultura de integridad y cumplimiento normativo. Esto se traduce en la planificación, supervisión y evaluación de la correcta aplicación del control interno en cada unidad organizativa, con el fin de minimizar riesgos de corrupción y mejorar la calidad de la administración pública.
3. ¿Cuál son las facultades del COCOIN?
El COCOIN en el ejercicio de sus funciones puede solicitar la participación en sus sesiones, de representantes o cualquier persona según se estime conveniente, de acuerdo con los temas tratados en las mismas.
4. ¿Cuál son las obligaciones del COCOIN?
El COCOIN tiene las siguientes obligaciones en el ejercicio de sus funciones:
- a) Atender las opiniones y recomendaciones que les sean solicitadas en el ejercicio de sus funciones
- b) Realizar sesiones y adoptar acuerdos en el modo y forma que se establece en el presente Reglamento.
5. ¿Quiénes integran el COCOIN?
Los integrantes del COCOIN deberán ser formalmente designados por la MAI/MAE de la entidad:
A efectos de su conformación, el COCOIN estará integrado por los siguientes servidores, cuya cantidad y servidores debe adecuarse a la organización y características de cada entidad:
- La Máxima Autoridad Ejecutiva o su representante designado de manera formal.
- Un representante de la Unidad de Planificación o su equivalente, quien coordinará las actividades del COCOIN. En caso de que esta Unidad no exista, la función de coordinación deberá recaer en el Administrador o Gerente Administrativo.
- El responsable de la Administración o Gerencia Administrativa de la entidad.
- El responsable del área financiera. Gerencia Financiera
- El responsable de cada unidad organizacional.
- El Jefe de la Unidad de Auditoría Interna, quien participará con voz, pero sin voto.
6. ¿Cuál son las funciones y responsabilidades del COCOIN?
a) Elaborar el Plan Anual de Trabajo del COCOIN, que contendrá como mínimo: actividades, plazos de ejecución, responsables, recursos, productos o resultados esperados.
b) Remitir el Plan Anual de Trabajo del COCOIN para la aprobación de la MAI de la entidad, antes de finalizar el mes de enero de cada año.
c) Elaborar Informes Semestrales sobre el grado de avance en el cumplimiento del Plan Anual de Trabajo, para la aprobación de la MAI/MAE de la entidad que deberá hacerlo dentro de los primeros diez (10) días hábiles posteriores a su recepción.
d) Ejecutar Talleres de Autoevaluación de Control Interno Institucional.
e) Coordinar y consolidar los Planes de Implementación del MARCI.
f) Velar por la adecuada aplicación del Manual para la Implementación del MARCI,
g) Evaluar trimestralmente el grado de avance de los Planes de Implementación.
h) Elaborar y remitir a la MAI/MAE para su aprobación un Informe Trimestral en el cual se exponga el grado de avance en el cumplimiento del Plan de Implementación correspondiente a cada unidad organizacional.
i) Desarrollar actividades tendientes a difundir y concientizar al personal de la entidad sobre la importancia de mantener un adecuado control interno institucional.
j) Proponer a la Máxima Autoridad Ejecutiva o Institucional de la entidad la capacitación necesaria para facilitar la adecuada implementación y mantenimiento del control interno.
k) Elaborar, conjuntamente con la Unidad de Comunicación Institucional o su equivalente, un “Boletín Trimestral de Promoción del Control Interno Institucional” en el cual se incluyan aspectos relacionados, por ejemplo, con: buenas prácticas de control interno, actividades desarrolladas por el COCOIN, actividades de difusión y concientización sobre el control interno, informes de autoevaluación de las unidades organizacionales, avance en la ejecución de planes de implementación, etc.
l) Levantar Actas de Reunión por cada sesión realizada en donde consten, entre otros temas, los compromisos asumidos, el plazo de las actividades a realizar y los responsables por su cumplimiento en tiempo y forma.
m) Otras funciones establecidas por el TSC, la MAE/MAI u otra autoridad competente.
Para cumplir con sus funciones, el COCOIN se reúne de manera ordinaria, en la fecha y hora establecida en su Reglamento de organización y funciones, y de manera extraordinaria cuando las circunstancias lo requieran, dejando constancia de lo actuando mediante el levantamiento de actas.
7. ¿Cómo se encuentra organizado el COCOIN?
Para el cumplimiento de su función el COCOIN, contará con la siguiente organización:
- Coordinador
- Secretario de actas
- Integrantes
- Auditor Interno
Conclusión
El COCOIN es una instancia fundamental para garantizar que el control interno se implemente de manera efectiva en las instituciones públicas. Su correcta integración y funcionamiento permite prevenir irregularidades, fortalecer la gobernanza y mejorar la administración de los recursos públicos. Su rol dentro del sistema de control interno es clave para promover la transparencia y la rendición de cuentas, contribuyendo así a la lucha contra la corrupción y al fortalecimiento institucional.