¿Qué es el COCOIN?
El Comité de Control Interno es un órgano colegiado de apoyo a la Máxima Autoridad Institucional o Ejecutiva (MAI: Junta Directiva, Consejo de Administración, el Directorio, u otro cuerpo colegiado que dirija las instituciones, con las facultades establecidas en las disposiciones de su creación, MAE: los Secretarios de Estado, Gerentes Generales y otros que representen legalmente a las instituciones.), cuyo objetivo principal es contribuir a la eficaz y eficiente implementación, mantenimiento y mejora continua del control interno institucional; siendo para ello una importante instancia de coordinación, asesoramiento, consulta y seguimiento oportuno.
El COCOIN está regulado por la siguiente normativa:
- Marco Rector de Control Interno.
- Guías de Implementación de Control Interno.
- Reglamento para el Sistema Nacional de Control de los Recursos Públicos (SINACORP).
Las opiniones y recomendaciones que emite el COCOIN, en el ejercicio de sus funciones, deben estar fundamentadas y no tienen carácter vinculante.
El COCOIN en el ejercicio de sus funciones puede solicitar la participación en sus sesiones, de representantes o cualquier persona según se estime conveniente, de acuerdo con los temas tratados en las mismas.
- El COCOIN tiene las siguientes obligaciones en el ejercicio de sus funciones:
Atender las opiniones y recomendaciones que les sean solicitadas en el ejercicio de sus funciones. - Realizar sesiones y adoptar acuerdos en el modo y forma que se establece en el Reglamento.
¿Quiénes Integran el COCOIN?
Los integrantes del COCOIN deberán ser formalmente designados por la MAI/MAE de la entidad, quien junto al documento de nombramiento le hará entrega a cada integrante de las “Responsabilidades y funciones principales” a su cargo señaladas en el artículo 5o del presente Reglamento. A efectos de su conformación, el COCOIN estará integrado por los siguientes servidores, cuya cantidad y servidores debe adecuarse a la organización y características de cada entidad:
- El Gerente u otra maxima autoridad ejecutiva o su representante designado de manera formal.
- Un representante de la Unidad de Planificación o su equivalente, quien coordinará las actividades del COCOIN. En caso de que esta Unidad no exista, la función de coordinación deberá recaer en el Administrador o Gerente Administrativo.
- El responsable de la Administración o Gerencia Administrativa de la entidad.
- El responsable del área financiera. Gerencia Financiera.
- El responsable de cada unidad organizacional.
- El Jefe de la Unidad de Auditoría Interna, quien participará con voz, pero sin voto.
El cargo del COCOIN es ad-honorem, de confianza y no inhabilita para el desempeño de función o actividad pública o privada alguna ni el ejercicio inherente de su cargo.
Para el cumplimiento de su función el COCOIN, contará con la siguiente organización:
- Coordinador
- Integrantes
- Secretario de actas
- Auditor Interno
Funciones del COCOIN
Son funciones y responsabilidades del COCOIN:
a) Elaborar el Plan Anual de Trabajo del COCOIN, que contendrá como mínimo: actividades, plazos de ejecución, responsables, recursos, productos o resultados esperado.
b) Remitir el Plan Anual de Trabajo del COCOIN para la aprobación de la MAI de la entidad, antes de finalizar el mes de enero de cada año.
c) Elaborar Informes Semestrales sobre el grado de avance en el cumplimiento del Plan Anual de Trabajo, para la aprobación de la MAI/MAE de la entidad que deberá hacerlo dentro de los primeros diez (10) días hábiles posteriores a su recepción.
d) Ejecutar Talleres de Autoevaluación.
e) Coordinar y consolidar los Planes de Implementación del MARCI.
f) Velar por la adecuada aplicación del Manual para la Implementación del MARCI.
g) Evaluar trimestralmente el grado de avance de los Planes de Implementación.
h) Elaborar y remitir a la MAI/MAE para su aprobación un Informe Trimestral en el cual se exponga el grado de avance en el cumplimiento del Plan de Implementación correspondiente a cada unidad organizacional.
i) Desarrollar actividades tendientes a difundir y concientizar al personal de la entidad sobre la importancia de mantener un adecuado control interno institucional.
j) Proponer a la Máxima Autoridad Ejecutiva o Institucional de la entidad la capacitación necesaria para facilitar la adecuada implementación y mantenimiento del control interno.
k) Elaborar, conjuntamente con la Unidad de Comunicación Institucional o su equivalente, un “Boletín Trimestral de Promoción del Control Interno Institucional” en el cual se incluyan aspectos relacionados, por ejemplo, con: buenas prácticas de control interno, actividades desarrolladas por el COCOIN, actividades de difusión y concientización sobre el control interno, informes de autoevaluación de las unidades organizacionales, avance en la ejecución de planes de implementación,
etc.
l) Levantar Actas de Reunión por cada sesión realizada en donde consten, entre otros temas, los compromisos asumidos, el plazo de las actividades a realizar y los responsables por su cumplimiento en tiempo y forma.
m) Otras funciones establecidas por el TSC, la MAE/MAI u otra autoridad competente.
Productos que elaboran los COCOIN
- Política de Control Interno:
Documento oficial que se elabora y se eleva a la Máxima Autoridad Ejecutiva (MAE) con el propósito de que la MAE la suscriba y socialice con el objetivo de que en todas las áreas de la institución se establezca e implementen Procesos de Control Interno; asimismo se aplique la normativa técnica y guías específicas de control interno que emita el Poder Ejecutivo a través de la Oficina Nacional de Desarrollo Integral del Control Interno, ONADICI , y otros procedimientos de control interno que deben aplicar los servidores públicos en ejecución de los diferentes procesos y en general la actitud de los servidores públicos en el ejercicio de su función deberán ser totalmente coherentes con los principios preceptos y normas generales de control interno, para asegurar un nivel optimo de calidad en el manejo, uso e inversión de los recursos públicos.
- Plan Anual de Trabajo:
Es un documento elaborado por el Comité de Control Interno Institucional (COCOIN) que permite establecer, ordenar, sistematizar actividades, creando un cronograma de trabajo orientado a la implementación del control interno y ayudar a establecer el sistema de control interno institucional en todas las áreas de la institución.
- Plan de Implementación de Control Interno:
Es una herramienta gerencial elaborada con los jefes de área y coordinada por el COCOIN en el que se establecen las prácticas obligatorias contenidas en las guías de Control Interno emitidas por la ONADICI, así mismo se alimenta de las recomendaciones realizadas en los Talleres de Auto Evaluación de Control Interno (TAECII) y de la evaluación separada practicada por la Auditoria Interna.
Este plan de implementación debe involucrar a todas las áreas de la institución que garantice la transparencia en la administración de servicios públicos asignados a la gestión gubernamental; El Comité de Control Interno y la UAI le da seguimiento y evaluación permanente y sistemática a la ejecución.
- Reglamento Interno de Trabajo:
Es un documento elaborado por el COCOIN, que tiene como finalidad la conformación, funcionamiento y organización del Comité de control interno (COCOIN) estableciendo la normativa legal al que está sujeto el funcionamiento del COCOIN.
- Manuales de Procesos y Procedimientos:
Es un compendio de acciones documentadas por cada área o unidad de la institución, que contiene la descripción de las actividades secuenciales para la entrega de productos o servicios con el fin de obtener una efectiva operación institucional.
- Matrices de Riesgos:
Herramienta de control interno que permite evaluar e identificar los riesgos posibles dentro de los procesos y diseñar o fortalecer actividades de control que permitan asegurar razonablemente el logro de los objetivos Institucionales.
Son elaboradas por cada área de la institución y coordinadas por el COCOIN o en su caso por el Comité de Riesgos (COR).
- Informes de Talleres de Auto Evaluación de Control Interno
Informe de resultados y calificación total del proceso de Auto Evaluación del control interno institucional, la auto evaluación es tomada a una muestra de empleados de la Institución y mide el conocimiento y aplicación de los componentes, elementos y prácticas obligatorias de Control Interno. Estos informes son elaborados por el COCOIN y enviados a la MAE para su aprobación y ser remitidos a la ONADICI, este es un insumo para la elaboración del plan de implementación del control interno institucional.
- Informes de Actividades Realizadas
Informe de productos y resultados de las actividades plasmadas en el plan de trabajo del COCOIN y el plan de implementación de control interno institucional, adjuntando evidencias que comprueben la veracidad de la ejecución de las actividades.